رپورتاژ آگهی/
چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه، که قبل از حضور و شرکت در آن باید بدانید
حتماً برای شما هم پیش آمده است که قبل از حضور در یک نمایشگاه مهم، با سوالات متعددی روبه‌رو شده باشید: آیا همه وسایل مورد نیاز را آماده کرده‌ایم؟ اگه موردی را فراموش کرده باشیم، چه باید کرد؟ چگونه باید غرفه‌مان را به‌صورت حرفه‌ای و تأثیرگذار نشان دهیم؟ واقعیت این است که شرکت در یک نمایشگاه، فقط به معنای حضور فیزیکی نیست؛ بلکه فرصتی برای دیده شدن، معرفی مؤثر برند و ایجاد ارتباط با مخاطبان هدف است.
در این مسیر، داشتن چک لیست برگزاری نمایشگاه، نقش مهمی را ایفا می‌کند. ما در این مقاله قصد داریم یک چک‌لیست جامع و کاربردی از تجهیزات ضروری برای حضور حرفه‌ای در نمایشگاه را در اختیار شما دوستان گرامی قرار دهیم. اگر می‌خواهید برندتان در یک غرفه نمایشگاه بدرخشد، تا پایان همراه ما باشید.
چرا داشتن یک غرفه با تجهیزات کامل در نمایشگاه اهمیت دارد؟
بی‌تردید شما می‌خواهید برندتان را به بهترین شکل ممکن در نگاه بازدیدکنندگان نشان دهید. برای رسیدن به این هدف، آنچه اهمیت دارد، نحوه معرفی برند در نمایشگاه است. اینکه چگونه داستان برندتان را تعریف می‌کنید، می‌تواند تفاوت میان یک تصویر معمولی و یک تجربه ماندگار را برای مخاطبان هدف رقم بزند. داشتن یک غرفه کامل با تجهیزات مناسب، چیزی فراتر از زیبایی بصری است. اما چرا؟
غرفه، ویترین برند شما
غرفه، نماینده برند شما است و اولین نقطه تماس مشتری با کسب‌وکارتان محسوب می‌شود. هرچقدر این برخورد اول تأثیرگذارتر باشد، احتمال اینکه بازدیدکننده به مشتری تبدیل شود، بیشتر است. بنابراین وجود تجهیزات کامل در غرفه اهمیت زیادی دارد.
تجهیزات کامل، لازمۀ موفقیت در نمایشگاه
هنگامی که شما تجهیزات مناسب مانند سازه‌های نمایشگاهی، قفسه‌های نمایش محصول، نمایشگرهای تبلیغاتی، سیستم‌های صوتی، مبلمان و ... در غرفه داشته باشید، فضای حرفه‌ای‌تری ایجاد می‌کنید. همین باعث می‌شود بازدیدکننده زمان بیشتری را در غرفه شما سپری کند و بهتر با خدمات یا محصولات برندتان آشنا شود.
مدیریت بهتر غرفه
یکی دیگر از مزایای داشتن تجهیزات کامل، مدیریت بهتر و راحت‌تر غرفه است. با داشتن چک لیست لوازم مورد نیاز نمایشگاه، از قبل تا پایان نمایشگاه همه چیز را تحت کنترل خواهید داشت؛ پذیرایی را مدیریت می‌کنید، محصولات خود را معرفی خواهید کرد و با مشتریان احتمالی ارتباط برقرار می‌کنید.
چک‌لیست نهایی تجهیزات برای حضور در نمایشگاه
چک‌لیست نمایشگاهی به شما صاحبان کسب‌و‌کار کمک می‌کند که برنامه‌ریزی دقیقی را برای غرفه خود انجام دهید و همه چیز را از قبل برای نمایشگاه آماده کرده و مرتب نمایید. با استفاده از چک‌لیست، می‌توانی تجهیزات لازم، وسایل پذیرایی، نیازهای پرسنلی و... را مشخص کرده و از هرگونه اشتباه جلوگیری نمود. این کار باعث می‌شود تا غرفه‌تان به صورت اصولی و بدون کمی و کاستی آماده شود و بازدیدکنندگان تجربه بهتری از حضور در آن داشته باشند.
تجهیزات اصلی غرفه
- میز و صندلی برای کارکنان و بازدیدکننده‌ها.
- میز کانتر یک نفره یا دو نفره برای پذیرش، معرفی محصولات، ارائه اطلاعات به بازدیدکنندگان.
- مبلمان راحتی برای استراحت مهمانان، برگزاری جسلات و کارگاه‌های آموزشی.
- سازه‌های نمایشگاهی به منظور تبلیغات و ارائه اطلاعات به مخاطبان از جمله پاپ آپ نمایشگاهی، رول آپ استند و ...
- سازه‌های نمایشگاهی مانند لایت باکس تبلیغاتی به منظور نمایش تصاویر گرافیکی جذاب همراه با نورپردازی.
- سازه‌های نمایشگاهی مانند کاتالوگ استند برای قرار دادن کاتالوگ‌ها و بروشوها.
- بک‌گراند مناسب برای عکاسی یا معرفی برند. پاپ آپ استند نمایشگاهی در ابعاد مختلف و اشکال تخت، منحنی و سینوسی برای این کار بسیار مناسب خواهد بود.
وسایل اداری و نوشت‌افزار
- خودکار، ماژیک، مداد و... برای نوشتن.
- دفترچه یادداشت برای ثبت اطلاعات مشتری.
- پوشه و زیردستی.
- چسب، منگنه، قیچی، نوار چسب برای استفاده در مواقع لازم.
ابزارهای دیجیتال
- لپ‌تاپ برای نمایش فایل‌ها و ارائه اطلاعات مربوط به برند در صورت نیاز.
- تبلت یا گوشی هوشمند برای ثبت اطلاعات مشتری‌ها.
- کابل‌های HDMI و تبدیل‌های لازم.
- شارژر و پاوربانک برای روشن نگه داشتن گوشی و تبلت.
- مانیتور یا تلویزیون LED برای پخش تیزر، نمایش محصولات، نشان دادن فرایند تولید محصولات و ...
- نمایشگر لمسی برای تعامل مشتری با برند در صورت نیاز.
- ویدئو پروژکتور در صورت لزوم.
- سیستم صوتی در صورت ارائه زنده، سخنرانی و یا پخش موسیقی.
وسایل پذیرایی و رفاهی
- آب‌سردکن یا یخچال کوچک.
- چای‌ساز، قهوه‌ساز، فلاکس.
- چای، نسکافه، شکلات، بیسکوئیت، میوه، نوشیدنی و مواد خوراکی برای پذیرایی.
- لیوان، بشقاب، قاشق، چنگال و چاقوی یکبارمصرف.
- سینی پذیرایی، قندان، شکلات‌خوری برای پذیرایی از میهمانان.
- جارو، دستمال، شیشه‌پاک‌کن برای تمیز کردن غرفه.
- بادبزن یا بخاری (بسته به فصل).
اقلام تبلیغاتی و بازاریابی
- بروشور، کاتالوگ و فلایر برای ارائه به بازدیدکنندگان.
- کارت ویزیت کاغذی یا الکترونیکی برای ارائه به مخاطبان.
- هدیه‌های تبلیغاتی کوچک (خودکار، یادداشت، ساک دستی و...)
- پرچم یا رول آپ رومیزی و ایستاده با لوگوی برند.
- دسته‌بندی هدایا برای مخاطبان خاص.
- هدایا و جوایز برای برندگان در صورت برگزاری مسابقات.
چک لیست اقدامات قبل از نمایشگاه
اگر از بحث تجهیزات نمایشگاه بگذریم، داشتن یک چک‌لیست برای کارهایی که باید انجام شوند نیز بسیار ضروری است. این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا هیچ کاری از قلم نیفتد و همه چیز طبق برنامه پیش برود. اقداماتی مثل برنامه‌ریزی برای چیدمان غرفه، هماهنگی با اعضای تیم، مشخص‌کردن وظایف هر شخص و... همگی باید از قبل پیش‌بینی و یادداشت شوند.
برنامه‌ریزی و مدیریت غرفه
- برنامه زمان‌بندی کارکنان و سخنرانی‌ها.
- فرم‌های ثبت اطلاعات مشتری‌ها برای رویدادهای بعدی.
- پلان غرفه برای جانمایی تجهیزات.
- فرم ارزیابی رقبا و شرایط کنونی بازار.
- تقسیم وظایف بین نیروها و هماهنگی شیفت‌ها با هم.
- لیست تماس‌های ضروری مانند پشتیبانی، مدیران و ...
اقدامات پیش از شروع نمایشگاه
- ارسال دعوت‌نامه به مشتریان و همکاران.
- آماده‌سازی نمونه محصولات.
- طراحی سه‌بعدی غرفه با کمک طراح مجرب و حرفه‌ای.
- سفارش گل‌آرایی یا سایر عناصر دکوری.
- رزرو غرفه با موقعیت مناسب.
- تعیین بودجه.
- عقد قرارداد با غرفه‌ساز.
- هماهنگی وعده‌های غذایی و میان‌وعده‌های برای کارکنان.
- تهیه لباس مخصوص پرسنل (یونیفرم یا تی‌شرت با لوگو).
- آموزش نیروها برای برخورد اصولی و مناسب با بازدیدکنندگان.
سازه‌های نمایشگاهی؛ قلب تپنده غرفه شما
بدون شک مهم‌ترین بخش در چک لیست برگزاری نمایشگاه، سازه‌های نمایشگاهی هستند. انتخاب درست این سازه‌ها مانند پاپ آپ، رول آپ و کانتر نمایشگاهی نقش زیادی در حرفه‌ای‌تر شدن و جذاب‌تر دیده شدن غرفه دارد. این تجهیزات نه‌تنها به بهتر دیده‌شدن برند کمک می‌کنند، بلکه باعث می‌شوند فضای غرفه منظم‌تر، کاربردی‌تر و زیباتر شود.
وقتی غرفهای با سازه‌های درست و طراحی‌شده چیده می‌شود، هم بازدیدکنندگان بیشتری به سمتش جذب می‌شوند و هم فرصت درخشش در نمایشگاه را خواهد داشت. در سفارش طراحی گرافیکی این سازه‌ها باید به هماهنگی طرح با رنگ برند و لوگو توجه کرد. چیدمان این سازه‌ها در غرفه نیز اهمیت زیادی دارد.
با سازه‌های نمایشگاهی سیلور رسانه، حرفه‌ای دیده شوید!
اگر شما به دنبال طراحی غرفهای جذاب و شلوغ در نمایشگاه هستید، می‌توانید از سازه‌های نمایشگاهی آژانس تبلیغاتی سیلور رسانه مانند میز کانتر، پاپ‌آپ، رول‌آپ و استندهای متنوع بهره برید. این محصولات با کیفیت بالا و قیمت مناسب ارائه می‌شوند.
نکته مهم دیگری که باید به آن اشاره کنیم، این است که تیم سیلور رسانه خدمات طراحی گرافیکی اختصاصی و چاپ باکیفیت را نیز به شما ارائه می‌دهد. پس با یک انتخاب هوشمندانه، همه چیز را به صورت کامل دریافت کنید تا با خیالی آسوده در نمایشگاه بدرخشید و توجه بازدیدکنندگان را به خود جلب نمایید.
