نحوه برگزاری ویدئو کنفرانس : بررسی 0 تا 100 مراحل (2024)

برگزاری ویدئو کنفرانس یک روش موثر برای ارتباط و همکاری از راه دور است. با ویدئو کنفرانس، افراد می‌توانند از راه دور بصورت آنلاین با هم در ارتباط باشند، اطلاعات و نظرات را به اشتراک بگذارند و به صورت همزمان با یکدیگر کار کنند.

برگزاری ویدئو کنفرانس امروزه به دلایل متعدد از جمله هزینه های بالای برگزاری حضوری ، افزایش ترافیک در شهرهای بزرگ ، آلودگی شدید آب و هوا و مشکلات متعدد برای تجمیع برگزار کنندگان، ارائه دهندگان و شرکت کنندگان در یک زمان و مکان ، بسیار رایج شده است

چرا باید از ویدئو کنفرانس استفاده کنیم؟

استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس از ابتدا به صورت سیستم‌ های دسکتاپ که در اتاق های کنفرانس به منظور برقراری ارتباط تلفنی مورد استفاده قرار می‌گرفت؛ شروع شد. اما امروزه با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی از جمله افزایش سرعت اینترنت و گسترش پوشش آن حتی در نقاط دور دست و به طبع آن ارائه سرویس ها و نرم افزارهای برگزاری ویدئو کنفرانس با امکانات کامل، امکان برگزاری انواع سمینار، ویدئو کنفرانس، کلاس های آموزشی و جلسات به صورت آنلاین و با کیفیت بالا و از همه مهم‌تر هزینه بسیار کمتر وجود دارد با توجه به موارد ذکر شده افزایش تقاضا برای استفاده از ویدئو کنفرانس کاملا مشهود است و به عنوان یکی از استراتژی های برقراری ارتباط در بسیاری از شرکت ‌ها شناخته می شود. با پیشرفت تکنولوژی و بهبود کیفیت زیرساخت های مورد نیاز برای برقراری کنفرانس ویدئویی، ویدئو کنفرانس به یکی از ابزارهای برقراری ارتباط در جهان تبدیل شده است.

مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس

ویدئو کنفرانس، فرایندی چند مرحله‌ای است که شامل ده قدم اصلی می‌شود. هر یک از این مراحل برای برگزاری یک ویدئو کنفرانس موفق، حائز اهمیت است و نقش مهمی در تجربه‌ی شرکت‌کنندگان دارند. مراحل برگزاری ویدئو کنفرانس به شرح زیر می‌باشد:

1. انتخاب پلتفرم ویدئو کنفرانس
2. برنامه‌ریزی زمان: قبل از برگزاری ویدئو کنفرانس، زمان مناسبی را برای همه شرکت کنندگان تعیین کنید. تا حد امکان، زمانی را انتخاب کنید که همه بتوانند در دسترس باشند.
3. ارسال دعوت‌نامه: برای شرکت کنندگان، دعوتنامه‌ای که شامل لینک ویدئو کنفرانس و همچنین زمان و تاریخ برگزاری است، ارسال کنید. مطمئن شوید که همه شرکت کنندگان دسترسی به پلتفرم ویدئو کنفرانس دارند و با نحوه استفاده از آن آشنا هستند.
4. آماده سازی تجهیزات و فناوری: قبل از ویدئو کنفرانس، مطمئن شوید که تجهیزات و فناوری مورد نیاز برای برگزاری آن در دسترس است. اطمینان حاصل کنید که دستگاه شما (مانند رایانه یا تلفن همراه) دارای وب‌کم و میکروفون است و اتصال اینترنت پایدار دارید.
5. برگزاری ویدئو کنفرانس: در زمان تعیین شده، وارد پلتفرم ویدئو کنفرانس شوید و نشست را شروع کنید. مطمئن شوید که همه شرکت کنندگان به درستی وصل شده‌اند و همه تجهیزات صدا و تصویر به درستی کار می‌کنند.
6. مدیریت ویدئو کنفرانس: در طول ویدئو کنفرانس، مهم است که مدیریت مناسبی انجام دهید. به شرکت کنندگان اجازه دهید صحبت کنند و نظرات خود راعلام کنند. مدیریت زمان می‌تواند شامل تعیین زمان برای هر سخنران، تعیین نوبت صحبت و مدیریت بحث‌ها و پرسش‌ها باشد.
7. استفاده از ابزارهای همکاری: در برخی ویدئو کنفرانس‌ها، ممکن است نیاز به همکاری و یا به اشتراک گذاری اسلایدها، فایل‌ها و صفحه‌های وب داشته باشید. در این صورت، مطمئن شوید که پلتفرم ویدئو کنفرانس ابزارهای مورد نیاز را برای همکاری به اشتراک گذاری فراهم می‌کند و همه شرکت کنندگان توانایی استفاده از آنها را دارند.
8. ضبط ویدئو کنفرانس: در برخی موارد، ممکن است نیاز به ضبط ویدئو کنفرانس داشته باشید تا بتوانید بعدها به آن مراجعه کنید یا به افرادی که در نشست حضور نداشتند، ارائه دهید. در صورتی که نیاز به ضبط دارید، مطمئن شوید که پلتفرم ویدئو کنفرانس این قابلیت را دارد و از ابزارهای ضبط استفاده کنید.
9. پایان ویدئو کنفرانس: در پایان نشست، از شرکت کنندگان تشکر کنید و اطمینان حاصل کنید که همه سوالات و مسائل بررسی شده‌اند. اگر هر گونه پیگیری لازم است، زمان و روش آن را تعیین کنید.
10. ارزیابی و بهبود: پس از برگزاری ویدئو کنفرانس، بهتر است عملکرد خود را ارزیابی کنید و از شرکت کنندگان نظرات و بازخوردها را دریافت کنید. این اطلاعات می‌توانند به شما کمک کنند تا در برگزاری ویدئو کنفرانس‌های آتی بهتر عمل کنید.

عوامل مهم در برگزاری ویدئو کنفرانس

عوامل متعددی در برگزاری ویدئو کنفرانس با کیفیت و بازدهی بالا وجود دارند. اما به طور خلاصه می‌توان به سه مورد اساسی اشاره کرد.

1. تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری ویدئو کنفرانس
2. نرم افزارها و برنامه‌ها
3. رعایت نکات فردی
    

تجهیزات لازم جهت برگزاری ویدئو کنفرانس

تجهیزات لازم جهت برگزاری ویدئو کنفرانس عبارتند از:

• دوربین ویدئو کنفرانس
• خرید میکروفن کنفرانس
• مانیتور کنفرانس یا نمایشگر
• اسپیکرفون

نرم افزارها و برنامه‌ها

ابتدا باید یک پلتفرم ویدئو کنفرانس را انتخاب کنید. مهمترین پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس شامل Zoom، Microsoft Teams، Google Meet و Cisco Webex می‌باشند. انتخاب پلتفرمی که برای نیازهای شما مناسب است، بسیار مهم است.

رعایت نکات فردی

بررسی محیط در هنگام برگزاری ویدئو کنفرانس

جایی که می خواهید کنفرانس ویدیویی را برگزار کنید ، می تواند تاثیری برای شرکت کنندگان ایجاد کند.  محیط های درهم و آشفته از هدف اصلی تماس می کاهد و ممکن است باعث شود شرکت کنندگان تصور کنند که شما بی نظم و آماده نیستید. سعی کنید حواس پرتی را به حداقل برسانید.

برای ویدئو کنفرانس لباس مناسب بپوشید

این اشتباه معمول است که فکر کنید آنچه که شما در یک کنفرانس ویدیویی می پوشید مهم نیست.  باید مطمئن شوید که در دوربین حضور خوبی دارید و مرتب هستید. آنچه می پوشید تا حد زیادی به نوع تماس شما و شرکت کنندگان بستگی دارد.

برای برگزاری ویدئو کنفرانس هر آنچه لازم دارید آماده کنید

در برخی ویدئو کنفرانس‌ها، ممکن است نیاز به همکاری و یا به اشتراک گذاری اسلایدها، فایل‌ها و صفحه‌های وب داشته باشید. در این صورت، مطمئن شوید که پلتفرم ویدئو کنفرانس ابزارهای مورد نیاز را برای همکاری به اشتراک گذاری فراهم می‌کند و همه شرکت کنندگان توانایی استفاده از آن را دارند.

با رعایت این موارد ذکر شده در این محتوا، می‌توانید یک ویدئو کنفرانس موفق برگزار کنید و ارتباطات موثر و همکاری در فضای آنلاین را تسهیل کنید.