سومین همایش آموزشی سالیانه سرپرستان شعب صندوق
یکی از تغییرات اساسی در صندوق تأمین خسارتهای بدنی، تأسیس شعب و تغییرات مربوط به ساختار شعب است.
به گزارش شمانیوز به نقل از روابط عمومی صندوق تامین خسارتهای بدنی ؛ در راستای هم اندیشی مدیران و سرپرستان مناطق و شعب صندوق، بر اساس دستور مقام محترم مدیریت عامل سومین همایش آموزشی سالیانه در دفتر مرکزی صندوق تأمین خسارتهای بدنی برگزار شد.
اهم اهدف برگزاری همایش:
- مروری بر اهداف، برنامه ها و اولویت های صندوق در سال 1398
- اجرایی نمودن فاز دوم نظام تفویض اختیار به شعب صندوق.
- آموزش فرآیندهای اجرایی تفویض اختیارات انجام شده و سایر تغییرات صورت گرفته در سامانه جامع صندوق.
- بررسی مشکلات و چالش های شعب و واحدهای اجرایی.
در ابتدای جلسه مدیریت محترم عامل ضمن خوش آمدگویی به رؤسای محترم شعب و خسته نباشید در راستای انجام وظایف محوله در سال گذشته، افزودند خوشبختانه امروز شاهد رشد و بالندگی هر چه بیشتر صندوق تأمین خسارتهای بدنی در ارائه خدمت به جامعه هدف و ایفای نقش مناسب نسبت به وظایف قانونی، مطابق با مفاد قانون بیمه شخص ثالث و سایر قوانین ذیربط در حوزه عمل صندوق میباشیم و این مهم را ناشی از اجرای صحیح استراتژی ها و برنامه های صندوق در سطح ستاد و صف صندوق دانستند. ایشان اشاره نمودند که دستیابی به این مهم ناشی از حرکت صحیح در مسیر قانون، تلاش، تعامل، پشتکار و همت همکاران به عنوان مجموعه سازمانی نمونه می باشد. لذا با توجه به مجموعه اقدامات گسترده صورت گرفته در سطح صندوق در چند سال اخیر که یکی از مهمترین نتایج آن اخذ گزارش شفاف و بدون بند از حسابرس و بازرس قانونی برای پنجمین سال متوالی می باشد، ضروری می دانم ضمن تقدیر از زحمات کلیه همکاران مجموعه صندوق، توجه سرپرستان محترم مناطق را در تلاش هر چه بیشتر برای حفظ این وضعیت و همچنین حرکت دقیق در مسیر رشد و بالندگی هر چه بیشتر سازمان هم راستا با استراتژی های تدوینی جلب نموده و بر تعامل و همکاری کلیه مجموعه های استانی در حفظ وضعیت موجود و ارتقای سطح دانش صندوق به عنوان تخصصی ترین مجموعه قانون بیمه شخص ثالث در کشور تأکید نمایم.
ایشان با اشاره به این مهم که ما همچنان در مسیر تحول اساسی در صندوق هستیم، افزودند بازنگری ساختار سازمانی صندوق، تأمین نیروی انسانی متناسب با ساختار، تأمین ساختمان، طراحی نرم افزار جامع و ... از مهم ترین شاخصهای مربوط به یک سازمان الگو و فعال در مسیر حرکت به سمت تحول سازمانی می باشد. ایشان در ادامه با نام گذاری سال 1398 به عنوان سال افزایش سطح کیفیت پرونده های ارجاعی به صندوق، با اشاره به ضرورت اهتمام بیش از پیش مدیران، سرپرستان مناطق و کارشناسان صندوق در مسیر دستیابی به این هدف، ضرورت ارتقاء سطح دانش علمی و تخصصی همکاران را در سال جاری به عنوان یکی از اهداف و برنامه های سال 1398 در سرلوحه برنامه های سازمان قرار دادند.
ایشان در ادامه با اشاره به این موضوع که دستیابی به اهداف مطروحه نیازمند بازتعریفی از فرآیندهای اجرایی، نظارتی و کنترلی در کلیه سطوح سازمان و همچنین پایش مستمر آنها می باشد، افزودند کلیه همکاران صندوق به عنوان یک مجموعه سازمانی نمونه می بایست مستمراً با بررسی دقیق فرآیند های اجرایی و شناسایی نقاط قابل بهبود سیستم، اقدام به ارائه پیشنهادات خود در مسیر افزایش کیفیت پرونده ها نمایند. دکتر جباری با اشاره به طراحی سیستم نرم افزاری جامع صندوق به عنوان یکی از مهم ترین مولفه های یک سازمان متعالی و اقدامات صورت گرفته در این خصوص در صندوق، افزودند نتیجه این موضوع جلوگیری از کارهای زائد و غیرضروری، امکان کنترلهای سیستمی را اجرایی نموده است و امروز ما شاهد افزایش سرعت و دقت در برنامه ریزی برای رسیدگی به پرونده ها و همچنین تعریف سطوح کنترلی متناسب با هر موضوع می باشیم. در برنامه بعدی با اجرای کامل نظام تفویض اختیار تبیین شده برای شعب صندوق که بصورت مرحله ای بخشی از وظایف ستادی به شعب اجرایی خواهد شد، در آینده ای نزدیک شاهد استقلال کامل عملکرد شعب خواهیم بود. لذا در مسیر این هدف ضرورت تبیین برنامه جامع آموزشی مبنی بر بستر سازی آموزش الکترونیک به منظور تقویت و افزایش سطح دانش همکاران شعب بیش از پیش ضروری می باشد تا شاهد اجرای نظام تفویض اختیار بمنظور اجرای بهینه وظایف محوله منطبق با شرح شغل ابلاغی در اسرع وقت باشیم.
درادامه مدیرعامل صندوق با اشاره به تأسیس شعب جدید صندوق و همچنین ساختمان های خریداری شده برای شعب جهت ارائه خدمات مناسب به گروه هدف اظهار داشت ما معتقدیم هر یک از شعب صندوق در استانها، علاوه بر ایفای نقش در راستای تکالیف صندوق، به عنوان یک پایگاه اجتماعی محسوب می شوند که در امر خدمت رسانی به گروه هدف فعالیت می نمایند و بالتبع رؤسای شعب استانی نیز به عنوان نمایندگان مدیرعامل در سطح هر استان فعالیت می نمایند. لذا در این ارتباط توجه همکاران محترم را به اهمیت نقش محوله جلب نمودند و خاطرنشان کردند که سرپرستان استانی به عنوان نماینده مستقیم مدیرعامل می بایست با توجه به این نقش، تعاملات بسیار سازنده ای در انجام بهینه وظایف محوله و همکاری مناسب و دقیقی با مراجع و نهادهای برون سازمانی داشته باشند. ایشان با اشاره به نوع و ماهیت خدمات صندوق به گروه هدف، اظهار داشت همواره این سازمان به عنوان یک پایگاه مقدس و مقبول در جامعه و استان ها، مورد توجه ویژه مسئولین و نهادهای استانی میباشد و بر همین اساس توجه و نظر مسئولین به نحوه عمل همکاران در ارائه خدمات به گروه هدف و مسئولیت پذیری آنها بیش از سایر سازمان ها خواهد بود. لذا در این راستا روسای استانی صندوق مکلفند ضمن نقش آفرینی صحیح در ارائه خدمت، از هرگونه سفارش پذیری از اشخاص حقوقی و حقیقی، وکلاء و ... پرهیز کرده و به جایگاه و نقش ویژه و خاص این پایگاه اجتماعی در آن استان توجه نمایند و مطابق با ساختار سازمانی تبیین شده، موضوعات و مشکلات اجرایی را مستقیماً به اینجانب گزارش نمایند.
نکته مهم دیگر در همین ارتباط جلب توجه همکاران به نقش گذاری همکاران در ارائه خدمت به گروه هدف صندوق به عنوان وکیل ذینفع واقعی بمنظور جلوگیری از ورود وکلای غیرمنصف به پرونده های صندوق می باشد چرا که در غالب موارد مشاهده می گردد که وکلاء در اثر عدم اطلاع زیان دیدگان یا وارث قانونی آنها با انعقاد قراردادهای غیرمنصفانه، اقدام به اخذ وجه خسارت پرداختی صندوق به نام خود و پرداخت بخش اندکی از این مبلغ به زیان دیده می نمایند و به تعبیری این اقدام منتج به عدم تأثیرگذاری خدمات ارائه شده به گروه هدف اصلی در خصوص حمایت واقعی از قربانیان سوانح رانندگی، پرداخت هزینه های معالجه و درمان منطبق با قانون می شود.
لذا در این ارتباط نیز توجه همکاران شعب و ستاد را به افزایش سطح دقت در تشخیص پرونده های مشمول حوزه تعهد صندوق و تسریع در رسیدگی به این پرونده جهت پرداخت به موقع خسارت به گروه هدف واقعی بدون نقش آفرینی و حضور وکلاء ، سرلوحه امور و وظایف محوله همکاران بر شمردند.
دکتر جباری با اشاره به ضرورت حفظ حرمت و کرامت گروه هدف گفتند، رعایت ادب و احترام در برخورد با مردم توسط کلیه همکاران یکی از ویژگیهای بارز همکاران صندوق است و میبایست نظام آراستگی اداری، پوشش مناسب و حفظ و نگهداری ساختمان های فعلی صندوق در سطح شعب توسط رؤسای شعب به عنوان بخشی از وظایف محوله میباشد که با توجه به اخذ مصوبه مجمع عمومی، در آینده ای نزدیک ما شاهد تأمین ساختمان مناسب جهت استقرار همکاران در تعداد دیگری از استانهای باقیمانده خواهیم بود و ضروریست در این خصوص هماهنگی جدی با مدیریت ساختمان که سازماندهی این مدیریت در ساختار صندوق صورتگرفته، بعملآید.
در ادامه جلسه صبح و بعد از برگزاری دوره آموزشی برای همکاران با حضور مدیران محترم فنی، حقوقی، اداری، تحقیق، ماده 32 ، حراست ، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ...، مدیریت محترم عامل صندوق یکی دیگر از اولویتها و برنامه های سال 1398 صندوق را تحت عنوان معیار ارزیابی همکاران ستاد و همچنین شعب اعلام نمودند.
ایشان تبیین نظام ارزیابی عملکرد در سطح شعب و واحدهای اجرایی را به عنوان یکی از مهمترین ابزارهای رشد و تعالی سازمان برشمردنه و اهم معیارهای ارزیابی عملکرد همکاران و رؤسای شعب و سایر واحدهای اجرایی را به شرح زیر بر شمردند:
دسته اول معیارها شامل نتیجه ارزیابی های مستمر گروه ناظرین مدیرعامل که با مراجعه به شعبه گزارش ارزیابی خود را ارائه می نمایند و همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان و مجموعه شعب که به وسیله ناظرین نامحسوس صورت می پذیرد.
از دیگر اهم شاخص های ارزیابی عملکرد از منظر ویژگی های عمومی و اختصاصی در 11 بخش مستقل عبارتند از:
- معیارهای ارزیابی فردی کارکنان : شامل نحوه رفتار مناسب در برخورد با مردم و ارباب رجوع - میزان تسلط و احاطه در امور و وظایف محوله – سطح انگیزه ، شور و شوق و علاقه مندی به انجام امور محوله– میزان آشنایی و تسلط بر قوانین و مقررات بیمه ای و صندوق و سایر قوانین مرتبط با وظایف اجرایی– میزان تبعیت از مقررات اسلامی و احترام به قوانین و مقررات جاری صندوق – مناسب بودن وضع ظاهری کارمند از لحاظ پوشش لباس و آراستگی متناسب با شئون اسلامی- نظم وانضباط حاکم در انجام وظایف و امور محوله – ادب و تواضع و فروتنی همکار در برخورد با مردم.
- منابع انسانی (به لحاظ کمی و کیفی): شامل نحوه ارتباط رئیس شعبه با سایر کارکنان شعبه - میزان تسلط رئیس شعبه به سیستم و بهره گیری از آن – وضعیت ظاهری کارکنان.
- وضعیت ساختمان شعب: وضعیت ساختمان از لحاظ نمای بیرونی و ظاهری – وضعیت آراستگی داخل شعبه و تعمیر و نگهداری شعبه مطابق با دستورالعمل های ابلاغی مدیریت ساختمان.
- مسائل مربوط به اجرای طرح تکریم ارباب رجوع.
- روش های اجرایی و نحوه انجام وظایف محوله، ارائه خدمات به گروه هدف: مدت زمان بررسی، تشکیل و رسیدگی به پرونده ها در سطح شعبه - مرتب نگه داشتن اسناد و مدارک پرونده ها- انجام به موقع امور محوله – میزان توجه و اهمیت دادن به اولویت های سازمانی – بکارگیری مجموعه مقررات برای انجام وظایف- ارجاع به موقع پرونده های فیزیکی به ستاد و ... .
- انجام بهینه وظایف فعالیت های حقوقی و فنی از قبیل: فرآیند تشکیل پرونده، انجام تحقیق، پرونده های دعاوی ، پرونده های تضامین ، اقدامات مربوط به وصول
- مدیریت بهینه تجهیزات و امکانات فیزیکی و سخت افزاری در اختیار شعبه (کامپیوتر ، پرینتر و ...)
- مدیریت بهینه در هزینه کرد شعبه شامل حفظ و نگهداری دارایی های سازمان- مصرف آب و برق و کاغذ و ...
- سطح آگاهی کارکنان از آیین نامه ها، بخش نامه ها، دستورالعمل ها، قانون بیمه شخص ثالث.
- مدیریت بهینه و بهره برداری مناسب از امکانات سیستمی در دسترس (سخت افزار و نرم افزار)
- توجه به سایر موارد با اهمیت و ممتازی که در هر شعبه می تواند قابل مشاهده باشد.
- تعامل با مراجع قضایی ، پزشکی قانونی و ... و همچنین ایجاد و برقراری ارتباطات بهینه برون سازمانی با سایر ارگان های ذیربط.
مدیرعامل صندوق در پایان ضمن توجه رؤسای استانی ، مدیران ستادی به شاخص های تعریف شده فوق، افزودند در اسرع وقت مدیران واحدها می بایست شاخص های کمی و کیفی ذیربط را در سطح صندوق شناسایی نمایند تا به عنوان یک سازمان الگو از طریق پایش مستمر عملکرد کارکنان و شعبه قادر به تبیین مسیر ارتقای شغلی کارکنان ، تقویت نظام اداری، انضباط و بهینه سازی خدمات به گروه هدف باشیم.
در پایان مدیرعامل محترم از تلاش برخی از رؤسای شعب در پیشبرد اهداف ابلاغی، تعامل با مراجع قضایی و اخذ اسناد مالکیت شعب تأسیس شده قدردانی نمودند.
والسلام علیکم و رحمة‌ا... و برکاته
